Müşteri listesi ve kayıtlar tek bilgisayarda duruyorsa risk büyüktür. Harici disk ve bulutla kurulan basit yedekleme düzenini adım adım anlattık.
Müşteri listesi, randevu geçmişi, tahsilat kayıtları, belki yılların fotoğraf arşivi... Çoğu küçük işletmede bunların hepsi tek bir bilgisayarın içinde durur. O bilgisayar bir gün açılmadığında geriye ne kalacağı, tamamen yedeğinizin olup olmamasına bağlıdır. İyi haber: işe yarar bir yedekleme düzeni kurmak ne pahalıdır ne de teknik bilgi ister.
Önce neyi kaybedebileceğinizi listeleyin
Yedekleme deyince akla hep her şeyi kopyalamak gelir; oysa ilk iş, neyin gerçekten kritik olduğunu ayırmaktır. Kendinize şunu sorun: yarın sabah bu bilgisayar açılmasa, hangi bilgi olmadan dükkânı döndüremem?
- Müşteri listesi ve iletişim bilgileri
- Randevu defteri ya da randevu programının veritabanı
- Borç, alacak ve tahsilat kayıtları
- Fatura, sözleşme gibi resmi belgeler
- Bir de gözden kaçanı ekleyin: telefonunuzdaki işle ilgili yazışmalar ve fotoğraflar
Liste kısa çıkacak. Kritik veri çoğu işletmede birkaç gigabaytı geçmez; yani taşıması da saklaması da kolaydır.
Listeyi çıkarırken ikinci bir soruyu da sorun: bu bilgiler şu anda nerede duruyor? Bir kısmı programların veritabanında, bir kısmı masaüstünde dağınık klasörlerde, bir kısmı e-posta eklerinde olacaktır. Dağınık duran dosyaları tek bir klasörde toplamak, yedeklemenin görünmez ilk adımıdır; neyin nerede olduğunu bilmeden neyi kopyalayacağınızı da bilemezsiniz.
Üç kopya kuralının esnaf hâli
Bilişimciler buna 3-2-1 kuralı der; biz sadeleştirerek anlatalım. Aynı verinin üç kopyası olsun: biri zaten çalıştığınız bilgisayarda, biri harici diskte ya da USB bellekte, biri de internette bir bulut depolama hesabında. Harici disk, dükkânda yangın ya da hırsızlık olursa bilgisayarla aynı kaderi paylaşır; bulut kopyası tam da bu yüzden vardır. Google Drive gibi servislerin ücretsiz alanı çoğu işletmenin kritik verisine fazlasıyla yeter.
Kopyalama yöntemi için süslü programlara gerek yok. Kritik klasörü harici diske elle kopyalamak ve klasörün adına o günün tarihini yazmak, yeterince iyi bir başlangıçtır. Bulut tarafında ise bilgisayara kurulan eşitleme uygulaması işi kendiliğinden yapar; klasöre attığınız her dosya sessizce buluta da çıkar.
Harici diski sürekli takılı bırakmayın. Fişte kalan disk, virüs bulaştığında ya da elektrik arızasında asıl diskle birlikte gider; işi bitince çekilen disk ise kenarda güvenle bekler.
Sıklık: ne kadar sık, o kadar az kayıp
Sorulması gereken soru şu: en son yedeği aldığım günden bu yana girdiğim kayıtları elle yeniden girmeye razı mıyım? Cevabınız bir haftalık kayba katlanırım ise haftada bir, bir güne bile dayanamam ise her akşam yedek alırsınız. Yoğun bir salon için kapanışta beş dakikalık bir alışkanlık genelde yeterli oluyor. Yoğunluğa göre esnetmek de mümkün: sezonun zirvesinde günlük, sakin dönemde haftalık gibi. Önemli olan düzenin belli ve yazılı olması.
Bizim Randevu Yazılımı'nı kullananlara da aynısını söylüyoruz: veriler kendi bilgisayarınızda, yerel veritabanında durduğu için yedeğin sahibi sizsiniz; programdan Excel ya da CSV olarak dışarı aldığınız raporları da aynı yedek klasörüne koymak güzel bir alışkanlıktır.
Telefonunuzu da hesaba katın
Masaüstü bilgisayara odaklanılırken telefon hep atlanır; oysa birçok işletmede işin yarısı telefonda dönüyor. Müşteri numaraları rehberde, işe dair fotoğraflar galeride, yazışmalar mesaj uygulamalarında. Rehberinizi bir e-posta hesabıyla eşitlenmiş tutun, galerinin bulut yedeğini açın, yazışma uygulamalarının kendi yedekleme ayarını bir kez kontrol edin. Telefon kaybolduğunda yeni cihaza her şeyin kendiliğinden inmesi, o günün paniğini küçük bir aksaklığa çevirir.
Denenmemiş yedek, yedek sayılmaz
Yedeğin var olması değil, gerektiğinde geri dönebilmesi sizi kurtarır.
Yıllardır gördüğümüz en acı senaryo şu: düzenli yedek alınmış, gün gelmiş ihtiyaç olmuş, dosya açılmıyor. Ya kopyalama yarıda kalmış ya disk bozulmuş ya da yanlış klasör yedeklenmiş. Ayda bir kez yedeğinizden bir dosyayı gerçekten açmayı deneyin. Beş dakika sürer; o beş dakika, felaket gününde aylarca sürecek bir kaybı önler.
Denemeyi mümkünse başka bir bilgisayarda yapın; kendi makinenizde açılan dosya, programın kurulu olmadığı bir cihazda açılmayabilir. Restoranın yangın tatbikatı neyse işletmenin yedek denemesi de odur: gerçeği yaşanmadan provası yapılır.
Bu işin sahibi kim olacak
Herkesin işi, kimsenin işi değildir. Yedeklemeyi bir kişiye bağlayın: siz, ortağınız ya da güvendiğiniz bir çalışan. Telefona tekrar eden bir hatırlatma kurulsun, yedek alınınca işaretlensin. Kulağa fazla basit geliyorsa şunu söyleyelim: yedeği aksatan işletmelerin sorunu teknik değil, sahipsizliktir.
Kurduğunuz düzen mükemmel olmak zorunda değil. Harici diske haftalık kopya artı bulutta bir klasör bile sizi işletmelerin büyük kısmından daha güvenli bir yere koyar. Önemli olan bugün başlamak; en mütevazı yedek düzeni bile hiç olmayanından iyidir.
Sıkça sorulan sorular
- Yedek için harici disk mi bulut mu daha iyi?
- İkisi birden. Harici disk hızlı ve ucuzdur ama dükkânla birlikte zarar görebilir; bulut kopyası uzakta durduğu için asıl sigortanız odur.
- Yedeği ne kadar sık almalıyım?
- Kaç günlük kaydı elle yeniden girmeye razıysanız o sıklıkta. Yoğun işletmelerde akşam kapanışta günlük yedek en rahat düzendir.
- USB bellek yedek için güvenilir mi?
- Kısa vadede iş görür ama kaybolması ve bozulması kolaydır. Kalıcı düzen için harici disk artı bulut ikilisini öneriyoruz.
Bu sayfanın tam sürümü JavaScript gerektirir.